مقدمه

مدیریت پروژه هوشمند با n8n:

N8Nابزاری است که به کمک آن می توانید در مدت‌زمان کوتاهی، فرایندهای خود را با هوش مصنوعی خودکار کنید و از مزایای اتوماسیون هوشمند بهره‌ مند شوید.

N8N برای چه کسب و کارهایی مناسب است:

اگر سازمان شما کوچک می باشد و هم اکنون بسیاری از کار های خود را با نرم افزار هایی همچون اکسل انجام می دهید، N8N برای کسب و کار شما ایده آل است و در صورتی که کسب و کاری متوسط یا بزرگ دارید می توانید بخش های بسیاری از فرایند های غیر کلیدی خود را با این ابزار هوشمند کنید.

اگر به پیاده‌سازی اختصاصی، اتصال n8n به نرم‌افزارهای سازمانی یا سفارشی‌سازی Workflowها متناسب با کسب‌وکارتان نیاز دارید، Danix با بررسی نیازهای کسب‌وکار تان، می‌تواند این فرایند را از طراحی تا استقرار برای شما انجام دهیم.
برای کسب و کارهای کوچک به این لینک مراجعه کنید و برای کسب و کارهای بزرگ و متوسط میتوانید از این لینک استفاده نمایید.
همچنین اگر ترجیح می‌دهید شخصاً نصب و راه‌اندازی را انجام دهید، می‌توانید از اطلاعات موجود در مقالات، دسته N8N استفاده کنید .همچنین می توانید template موجود در این workflow را به صورت رایگان از این قسمت دانلود کنید.

مدیریت پروژه هوشمند با n8n:

مدیریت پروژه هوشمند با n8n؛ ساخت Agent برای تبدیل جلسات به تسک یکی از روش‌هایی است که می‌تواند بخش زیادی از کارهای تکراری بعد از جلسات را خودکار کند. در بسیاری از پروژه‌ها، جلسه برگزار می‌شود، درباره وظایف و تصمیم‌های مختلف صحبت می‌شود و در پایان چندین Action Item ایجاد می‌شود. بااین‌حال، اگر این موارد به‌درستی ثبت و پیگیری نشوند، احتمال فراموش شدن وظایف افزایش پیدا می‌کند.

Workflow مدیریت پروژه با هوش مصنوعی این مقاله برای حل همین مشکل طراحی شده است. این Template اطلاعات جلسه را از Fireflies دریافت می‌کند و متن جلسه، عنوان، شرکت‌کنندگان و خلاصه آن را در اختیار یک AI Agent قرار می‌دهد. Agent سپس بررسی می‌کند که جلسه مربوط به یک پروژه است یا خیر و در صورت نیاز، وظایف را استخراج می‌کند.

در ادامه، وظایف مربوط به کاربر در Airtable ایجاد می‌شوند و وظایف هر یک از شرکت‌کنندگان نیز از طریق Gmail برای آن‌ها ارسال می‌شود. همچنین اگر در متن جلسه مشخص شود که یک تماس یا جلسه پیگیری لازم است، Agent می‌تواند یک Event در Google Calendar ایجاد کند.

بنابراین، این Workflow فقط یک ابزار برای استخراج متن جلسه نیست؛ بلکه چند مرحله از مدیریت وظایف، اطلاع‌رسانی و برنامه‌ریزی جلسات بعدی را در یک فرآیند خودکار قرار می‌دهد.

قبل از شروع

اگر هنوز n8n را نصب نکرده‌اید، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا مقاله «آموزش n8n» را مطالعه کنید. در آن مقاله، مراحل نصب با Node.js و Docker، راه‌اندازی اولیه و ساخت اولین Workflow به‌صورت کامل آموزش داده شده است. پس از نصب و راه‌اندازی، به این مقاله بازگردید و مراحل پیاده‌سازی این Workflow را دنبال کنید.

این Workflow چه کاری انجام می‌دهد؟

این Template برای مدیریت اطلاعات و وظایف استخراج‌شده از جلسات طراحی شده است. فرآیند اصلی با دریافت یک درخواست POST از طریق Webhook شروع می‌شود. در این درخواست، شناسه جلسه در فیلدی با نام meetingId قرار می‌گیرد.

این روش، مدیریت پروژه هوشمند با n8n را به یک فرآیند عملی و خودکار تبدیل می‌کند.

سپس Node مربوط به دریافت محتوای جلسه، از GraphQL API سرویس Fireflies استفاده می‌کند. این درخواست اطلاعاتی مانند عنوان جلسه، شرکت‌کنندگان، سخنرانان، جملات جلسه و خلاصه Bullet آن را دریافت می‌کند.

پس از آن، اطلاعات جلسه وارد AI Agent می‌شود. Agent ابتدا تشخیص می‌دهد که آیا جلسه مربوط به یک پروژه است یا خیر. طبق Prompt موجود در Workflow، اگر عنوان جلسه شامل عبارت «project» باشد، Agent باید وظایف را استخراج و ابزارهای مربوط به ایجاد Task، اطلاع‌رسانی و زمان‌بندی تماس را در صورت نیاز اجرا کند.

کاربردهای این Workflow

این Template را می‌توان در سناریوهای مختلفی استفاده کرد. برای مثال:

• استخراج خودکار وظایف بعد از جلسات پروژه
• ثبت Action Itemهای مربوط به مدیر یا اعضای تیم
• ارسال وظایف هر مشتری برای خودش از طریق ایمیل
• ایجاد خودکار جلسات پیگیری در Google Calendar
• مدیریت وظایف پروژه‌ها در Airtable
• کاهش زمان موردنیاز برای ثبت صورت‌جلسه و Taskها
• جلوگیری از فراموش شدن وظایف مطرح‌شده در جلسات
• تبدیل محتوای جلسات آنلاین به فرآیند قابل پیگیری

در نتیجه، تیم‌هایی که جلسات زیادی برگزار می‌کنند می‌توانند بخشی از فرآیند مدیریت پروژه را بدون ثبت دستی اطلاعات انجام دهند.

پیش‌نیازها

برای اجرای صحیح این Workflow مدیریت پروژه هوشمند با n8n به چند سرویس و Credential نیاز دارید:

• نصب و راه‌اندازی n8n
• حساب کاربری Fireflies
• API Key مربوط به Fireflies
• حساب OpenAI و API Credential
• حساب Airtable
• Personal Access Token برای Airtable
• حساب Gmail و اتصال OAuth2
• حساب Google Calendar و اتصال OAuth2
• یک Base و جدول مناسب برای ذخیره Taskها
• یک Workflow داخلی برای ابزار Create Tasks

همچنین باید اطلاعات اختصاصی موجود در Template مانند API Keyها، اتصال‌های سرویس‌ها و مقادیر مربوط به حساب شخصی خود را جایگزین کنید. خود Workflow نیز با Sticky Noteهایی برای جایگزینی API Key و Connectionها علامت‌گذاری شده است.

دانلود Template

فایل JSON این Workflow را از این قسمت دانلود کنید.

رمز فایل: danixai.com

آموزش Import کردن Workflow

1. وارد داشبورد n8n شوید.
2. روی Import from File کلیک کنید.
3. فایل JSON را انتخاب کنید.
4. Workflow ایجاد خواهد شد.
5. Credentialهای موردنیاز را تنظیم کنید.

ساختار Workflow مدیریت پروژه هوشمند با n8n

ساختار اصلی Template از دو سناریو تشکیل شده است. سناریوی اول، AI Agent است و سناریوی دوم، Workflow مربوط به ساخت Task در Airtable است. این تفکیک در Sticky Noteهای خود Template نیز مشخص شده است.

این ساختار، پایه اصلی مدیریت پروژه هوشمند با n8n در این Template است.

ساختار سناریوی اصلی به شکل زیر است:

Webhook
↓
Get Meeting Content
↓
AI Agent

در کنار AI Agent نیز چند ابزار قرار گرفته‌اند:

AI Agent
├── OpenAI Chat Model
├── Create Tasks
├── Notify Client About Tasks
└── Create Event

سناریوی ایجاد Task نیز مسیر جداگانه‌ای دارد:

Execute Workflow Trigger
↓
Split Out
↓
Create Task

این اتصال‌ها نشان می‌دهند که ابزار Create Tasks یک Workflow دیگر را اجرا می‌کند و خروجی آن در ادامه به Airtable منتقل می‌شود.

آموزش کامل تمام Nodeها

Webhook

وظیفه Node:

دریافت درخواست HTTP و شروع Workflow.

ورودی:

درخواست POST شامل اطلاعات جلسه و به‌خصوص meetingId.

خروجی:

اطلاعات دریافت‌شده برای Node مربوط به دریافت محتوای جلسه.

تنظیمات مهم:

متد HTTP روی POST قرار دارد و برای Webhook یک Path اختصاصی تعریف شده است.

نکات قابل تغییر:

می‌توانید Path مربوط به Webhook را تغییر دهید یا سیستم دیگری را به آن متصل کنید. برای مثال، یک سیستم مدیریت جلسات می‌تواند پس از پایان جلسه، شناسه Transcript را به این Webhook ارسال کند.

دلیل استفاده:

Webhook باعث می‌شود فرآیند بدون اجرای دستی و در پاسخ به یک رویداد خارجی آغاز شود.

Get Meeting Content

وظیفه Node:

دریافت اطلاعات جلسه از Fireflies.

ورودی:

مقدار meetingId دریافت‌شده از Webhook.

خروجی:

عنوان جلسه، شرکت‌کنندگان، سخنرانان، جملات Transcript و خلاصه جلسه.

تنظیمات مهم:

این Node از HTTP Request استفاده می‌کند و یک درخواست POST به GraphQL API سرویس Fireflies ارسال می‌کند. Query مورد استفاده، اطلاعات Transcript و Summary را درخواست می‌کند.

نکات قابل تغییر:

API Key مربوط به Fireflies باید با کلید حساب خودتان جایگزین شود.

دلیل استفاده:

AI Agent برای تحلیل جلسه به محتوای واقعی Transcript نیاز دارد؛ بنابراین این Node داده خام موردنیاز Agent را آماده می‌کند.

AI Agent

وظیفه Node:

تحلیل Transcript و تصمیم‌گیری درباره اقدام‌های بعدی.

ورودی:

عنوان جلسه، شرکت‌کنندگان، جملات Transcript و خلاصه جلسه.

خروجی:

اجرای ابزارهای موردنیاز بر اساس محتوای جلسه.

تنظیمات مهم:

Agent از openAiFunctionsAgent استفاده می‌کند و اطلاعات جلسه را در اختیار مدل قرار می‌دهد. همچنین یک System Message برای تعیین رفتار Agent تعریف شده است.

در Prompt مشخص شده است که اگر عنوان جلسه شامل عبارت «project» باشد، Agent باید Transcript را تحلیل کند. سپس می‌تواند وظایف را ایجاد کند، وظایف شرکت‌کنندگان را از طریق ایمیل اطلاع دهد و در صورت وجود درخواست برای تماس، Event مربوط به جلسه را در Google Calendar بسازد.

نکات قابل تغییر:

مهم‌ترین بخش قابل شخصی‌سازی مدیریت پروژه هوشمند با n8n، System Message است. می‌توانید شرط تشخیص پروژه، نحوه استخراج وظایف و شرایط ایجاد جلسه بعدی را تغییر دهید.

دلیل استفاده:

Agent باعث می‌شود Workflow فقط مجموعه‌ای از عملیات ثابت نباشد و بتواند بر اساس محتوای جلسه تصمیم بگیرد.

OpenAI Chat Model

وظیفه Node:

تأمین مدل زبانی مورد استفاده AI Agent.

ورودی:

درخواست‌های تحلیلی Agent و محتوای Transcript.

خروجی:

پاسخ مدل برای تصمیم‌گیری و اجرای ابزارها.

تنظیمات مهم:

مدل موجود در Template، gpt-4o است و Credential مربوط به OpenAI به آن متصل شده است.

نکات قابل تغییر:

مدل را می‌توان بر اساس نیاز، هزینه و کیفیت مورد انتظار تغییر داد.

دلیل استفاده:

Agent برای تحلیل متن جلسه و استخراج اطلاعات ساختاریافته به یک مدل زبانی نیاز دارد.

Create Tasks

وظیفه Node:

ارائه یک ابزار به AI Agent برای ایجاد Task.

این Node یکی از بخش‌های مهم مدیریت پروژه هوشمند با n8n است.

ورودی:

اطلاعات وظایف استخراج‌شده توسط Agent.

خروجی:

اجرای Workflow مخصوص ایجاد Task.

در نتیجه، وظایف استخراج‌شده در فرآیند مدیریت پروژه هوشمند با n8n قابل پیگیری خواهند بود.

تنظیمات مهم:

نام ابزار create_task است و ورودی آن یک آرایه از Taskهاست. هر Task می‌تواند شامل نام، توضیحات، تاریخ انجام، اولویت و نام پروژه باشد.

نکات قابل تغییر:

توضیحات ابزار اهمیت زیادی دارند. در Template تأکید شده است که فقط Action Itemهای مربوط به خود کاربر ایجاد شوند و وظایف سایر شرکت‌کنندگان به‌عنوان Task شخصی ثبت نشوند.

دلیل استفاده:

این Node بین AI Agent و Workflow اختصاصی ایجاد Task قرار می‌گیرد و به Agent اجازه می‌دهد اطلاعات را به شکل ساختاریافته ارسال کند.

Notify Client About Tasks

وظیفه Node:

ارسال خلاصه جلسه و وظایف هر شرکت‌کننده از طریق Gmail.

ورودی:

ایمیل شرکت‌کننده، خلاصه جلسه و وظایف مربوط به همان شخص.

خروجی:

ارسال ایمیل با عنوان Meeting Summary.

این قابلیت، اطلاع‌رسانی خودکار را به بخشی از مدیریت پروژه هوشمند با n8n تبدیل می‌کند.

تنظیمات مهم:

گیرنده ایمیل با استفاده از $fromAI تعیین می‌شود و متن ایمیل شامل خلاصه جلسه و Action Itemهای شرکت‌کننده است. همچنین در Tool Description تأکید شده که نباید وظایف شخص اصلی برای سایر شرکت‌کنندگان ارسال شود.

نکات قابل تغییر:

آدرس ایمیل شخص اصلی در توضیحات ابزار باید با ایمیل واقعی شما جایگزین شود.

دلیل استفاده:

این Node باعث می‌شود هر شرکت‌کننده بدون نیاز به ارسال دستی پیام، وظایف مربوط به خودش را دریافت کند.

Create Event

وظیفه Node:

ایجاد جلسه پیگیری در Google Calendar.

بنابراین، مدیریت پروژه هوشمند با n8n فقط به ساخت Task محدود نمی‌شود.

ورودی:

زمان شروع، زمان پایان، نام جلسه و ایمیل شرکت‌کننده.

خروجی:

ایجاد Event در Google Calendar و تولید اطلاعات Google Meet.

تنظیمات مهم:

زمان شروع و پایان با $fromAI دریافت می‌شوند. همچنین نام جلسه و ایمیل شرکت‌کننده نیز توسط Agent تعیین می‌شود. نوع کنفرانس روی hangoutsMeet تنظیم شده است.

نکات قابل تغییر:

می‌توانید Calendar موردنظر، اطلاعات Event و شرایط اجرای ابزار را تغییر دهید.

دلیل استفاده:

اگر جلسه بعدی از محتوای Transcript قابل تشخیص باشد، نیازی به ایجاد دستی قرار ملاقات نیست.

Execute Workflow Trigger

وظیفه Node:

آغاز Workflow داخلی مربوط به ایجاد Task.

ورودی:

داده‌ای که ابزار Create Tasks به Workflow ارسال می‌کند.

خروجی:

داده برای Node Split Out.

دلیل استفاده:

این Node اجازه می‌دهد یک Workflow دیگر از داخل AI Agent اجرا شود و فرآیند ایجاد Task از سناریوی اصلی جدا باقی بماند.

Split Out

وظیفه Node:

جدا کردن Taskهای موجود در آرایه ورودی.

ورودی:

فیلد query.items.

خروجی:

هر Task به‌صورت یک Item جداگانه.

دلیل استفاده:

اگر Agent چند وظیفه تولید کند، باید هر وظیفه جداگانه برای Airtable ارسال شود. این Node دقیقاً همین کار را انجام می‌دهد.

این جداسازی، ثبت دقیق‌تر وظایف را در مدیریت پروژه هوشمند با n8n امکان‌پذیر می‌کند.

Create Task

وظیفه Node:

ذخیره Task در Airtable.

ورودی:

نام، توضیحات، پروژه، تاریخ انجام و اولویت.

خروجی:

رکورد ایجادشده در جدول Tasks.

تنظیمات مهم:

عملیات روی create قرار دارد و مقادیر ستون‌ها از داده ورودی دریافت می‌شوند. ستون‌های اصلی شامل Name، Project، Due Date، Priority و Description هستند.

نکات قابل تغییر:

Base، Table و نام ستون‌ها را باید متناسب با ساختار Airtable خودتان تنظیم کنید.

دلیل استفاده:

Airtable نقش محل ذخیره‌سازی Taskها را دارد و باعث می‌شود وظایف ایجادشده قابل مشاهده و مدیریت باشند.

سرویس‌های استفاده‌شده در Workflow

Fireflies

Fireflies در این Template نقش منبع اطلاعات جلسه را دارد. پس از پایان جلسه، Transcript و خلاصه آن از طریق API دریافت می‌شود. بنابراین کیفیت اطلاعاتی که Fireflies در اختیار Workflow قرار می‌دهد، روی کیفیت تحلیل Agent تأثیر مستقیم دارد.

OpenAI

OpenAI موتور هوش مصنوعی Workflow است. مدل مشخص‌شده در Template، gpt-4o است و AI Agent برای تحلیل Transcript و تصمیم‌گیری درباره استفاده از ابزارها به آن متصل شده است.

Airtable

Airtable محل ذخیره‌سازی Taskهای استخراج‌شده است. Workflow برای هر Task یک رکورد ایجاد می‌کند و اطلاعاتی مانند نام، پروژه، اولویت، توضیحات و تاریخ انجام را ذخیره می‌کند.

Gmail

Gmail برای اطلاع‌رسانی به شرکت‌کنندگان استفاده می‌شود. Agent وظایف هر شخص را تشخیص می‌دهد و Node مربوط به Gmail خلاصه جلسه و وظایف همان فرد را ارسال می‌کند.

Google Calendar

Google Calendar برای برنامه‌ریزی تماس‌های بعدی استفاده می‌شود. اگر Transcript نشان دهد که تماس دیگری لازم است، Agent ابزار Create Event را اجرا می‌کند و اطلاعات جلسه را برای ایجاد Event ارسال می‌کند.

نحوه شخصی‌سازی Workflow مدیریت پروژه هوشمند با n8n

تغییر Prompt

برای تغییر رفتار Agent، ابتدا System Message مربوط به AI Agent را بررسی کنید. در این بخش می‌توانید شرایط تشخیص جلسه پروژه را تغییر دهید یا قوانین دقیق‌تری برای استخراج Task تعریف کنید.

برای مثال، می‌توانید به جای بررسی کلمه project، Agent را موظف کنید بر اساس محتوای Transcript تشخیص دهد جلسه مربوط به پروژه است.

تغییر مدل AI

مدل OpenAI در Node مربوط به OpenAI Chat Model تعریف شده است. بنابراین برای تغییر مدل، کافی است تنظیمات همین Node را تغییر دهید و Credential مناسب را نگه دارید.

تغییر Airtable

اگر ساختار دیتابیس شما متفاوت است، Base، Table و ستون‌های Node Create Task را مطابق ساختار جدید تنظیم کنید. همچنین باید Mapping مربوط به فیلدهای Name، Description، Priority، Due Date و Project را بررسی کنید.

تغییر Trigger

Webhook نقطه شروع سناریوی اصلی است. در نتیجه، می‌توانید Path یا سیستم ارسال‌کننده درخواست را تغییر دهید؛ اما باید مطمئن شوید که مقدار meetingId همچنان به Workflow ارسال می‌شود.

تغییر ایمیل‌ها

در Node مربوط به Gmail می‌توانید Subject، Message و قوانین ارسال را تغییر دهید. بااین‌حال، بهتر است منطق جداسازی وظایف افراد در Prompt ابزار حفظ شود تا هر شخص فقط وظایف خودش را دریافت کند.

تغییر زمان‌بندی

شرایط ایجاد جلسه بعدی در System Message مربوط به Agent تعریف شده است. در نتیجه، برای تغییر منطق زمان‌بندی، باید ابتدا دستور مربوط به ایجاد Event را اصلاح کنید.

مزایای استفاده از این Workflow مدیریت پروژه هوشمند با n8n

• کاهش کارهای دستی: وظایف جلسه بدون ثبت دستی استخراج می‌شوند.
• صرفه‌جویی در زمان: بخشی از فرآیند بعد از جلسه به‌صورت خودکار انجام می‌شود.
• ثبت متمرکز Taskها: وظایف در Airtable ذخیره می‌شوند.
• اطلاع‌رسانی خودکار: شرکت‌کنندگان وظایف مربوط به خودشان را دریافت می‌کنند.
• پیگیری بهتر جلسات: تماس‌های بعدی می‌توانند در Calendar ایجاد شوند.
• استفاده از هوش مصنوعی: Agent به جای اجرای صرفاً خطی، بر اساس Transcript تصمیم می‌گیرد.
• قابل توسعه بودن: می‌توان ابزارهای بیشتری به AI Agent اضافه کرد.
• تفکیک فرآیندها: منطق اصلی و Workflow ایجاد Task از یکدیگر جدا هستند.

نکات مهم

1. API Key مربوط به Fireflies را قبل از اجرای واقعی جایگزین کنید.
2. Credential مربوط به OpenAI را به حساب خودتان متصل کنید.
3. اتصال Airtable را با Base و Table خودتان هماهنگ کنید.
4. Credentialهای Google Calendar و Gmail را بررسی کنید.
5. ایمیل شخص اصلی را در توضیحات ابزارهای مربوطه جایگزین کنید.
6. شرط تشخیص پروژه در Prompt فعلی به عبارت project وابسته است.
7. نام و ساختار ستون‌های Airtable باید با Mapping موجود هماهنگ باشد.
8. قبل از اجرای واقعی، Workflow را با یک Transcript آزمایشی تست کنید.
9. برای Taskهای چندگانه، ساختار آرایه items را تغییر ندهید مگر اینکه Workflow داخلی را نیز اصلاح کنید.
10. دسترسی‌های API و OAuth را محدود و امن نگه دارید.

خطاهای رایج (Troubleshooting)

دریافت نشدن Transcript از Fireflies

علت:

مقدار meetingId صحیح نیست یا API Key مربوط به Fireflies تنظیم نشده است.

راه‌حل:

ابتدا داده خروجی Webhook را بررسی کنید و مطمئن شوید فیلد meetingId وجود دارد. سپس Authorization مربوط به HTTP Request را با API Key معتبر تنظیم کنید.

خطا در اتصال OpenAI

علت:

Credential مربوط به OpenAI تنظیم نشده یا دسترسی حساب برای مدل انتخاب‌شده وجود ندارد.

راه‌حل:

Credential مربوط به OpenAI را بررسی کنید و در صورت نیاز مدل مورد استفاده را تغییر دهید.

ایجاد نشدن Task در Airtable

علت:

اتصال Airtable، Base، Table یا نام ستون‌ها با ساختار حساب شما مطابقت ندارد.

راه‌حل:

Credential مربوط به Airtable و Mapping ستون‌های Name، Project، Due Date، Priority و Description را بررسی کنید.

ارسال نشدن ایمیل

علت:

Credential Gmail معتبر نیست یا Agent نتوانسته ایمیل شرکت‌کننده را استخراج کند.

راه‌حل:

ابتدا Credential مربوط به Gmail را بررسی کنید. سپس مطمئن شوید اطلاعات شرکت‌کنندگان در Transcript وجود دارد و $fromAI مقدار صحیحی دریافت می‌کند.

ایجاد نشدن جلسه در Google Calendar

علت:

Agent تشخیص نداده است که تماس دیگری لازم است یا اطلاعاتی مانند زمان شروع، پایان و ایمیل شرکت‌کننده کامل نیست.

راه‌حل:

Prompt مربوط به AI Agent را بررسی کنید و مطمئن شوید Transcript اطلاعات کافی درباره جلسه بعدی دارد. همچنین Credential Google Calendar را بررسی کنید.

جمع‌بندی

مدیریت پروژه هوشمند با n8n می‌تواند فرآیند بعد از جلسات را تا حد زیادی خودکار کند. در این Workflow مدیریت پروژه هوشمند با n8n، اطلاعات جلسه ابتدا از Fireflies دریافت می‌شود و سپس Transcript و خلاصه جلسه در اختیار AI Agent قرار می‌گیرد.

Agent با استفاده از مدل OpenAI محتوای جلسه را تحلیل می‌کند و در صورت تشخیص جلسه پروژه، وظایف موردنیاز را استخراج می‌کند. وظایف شخص اصلی از طریق ابزار Create Tasks به Workflow داخلی ارسال می‌شوند و در Airtable ثبت خواهند شد. از طرف دیگر، وظایف سایر شرکت‌کنندگان از طریق Gmail برای آن‌ها ارسال می‌شود.

همچنین، در صورتی که متن جلسه نشان دهد تماس دیگری لازم است، Agent می‌تواند ابزار Create Event را اجرا کند تا جلسه بعدی در Google Calendar ایجاد شود. این ساختار باعث می‌شود چند مرحله مختلف مانند استخراج Task، ثبت وظیفه، اطلاع‌رسانی و زمان‌بندی جلسه در یک فرآیند واحد قرار بگیرند.

مزیت اصلی Template این است که می‌توان منطق آن را متناسب با فرآیندهای هر تیم تغییر داد. با تغییر Promptها، مدل AI، ساختار Airtable و ابزارهای متصل، می‌توان همین Workflow را برای سناریوهای مختلف مدیریت پروژه توسعه داد.

سوالات متداول

آیا برای اجرای این Workflow به Fireflies نیاز داریم؟

بله. در ساختار فعلی Workflow مدیریت پروژه هوشمند با n8n، اطلاعات جلسه از Fireflies و GraphQL API آن دریافت می‌شود. بنابراین برای اجرای همین Template باید دسترسی مناسب به Fireflies داشته باشید.

آیا می‌توان مدل OpenAI را تغییر داد؟

بله. مدل در Node مربوط به OpenAI Chat Model تنظیم شده است و در فایل Template مدل gpt-4o قرار دارد. می‌توانید مدل مناسب دیگری را با توجه به نیاز و دسترسی خود انتخاب کنید.

وظایف در کجا ذخیره می‌شوند؟

در ساختار فعلی، Taskها در Airtable و در جدول Tasks ذخیره می‌شوند. فیلدهایی مانند Name، Project، Due Date، Priority و Description برای ثبت اطلاعات استفاده شده‌اند.

آیا Workflow می‌تواند برای شرکت‌کنندگان ایمیل ارسال کند؟

بله. ابزار Notify Client About Tasks برای ارسال خلاصه جلسه و وظایف هر شرکت‌کننده از طریق Gmail استفاده می‌شود. قوانین ابزار نیز مشخص می‌کنند که هر فرد فقط وظایف مربوط به خودش را دریافت کند.

آیا امکان ایجاد جلسه بعدی به‌صورت خودکار وجود دارد؟

بله. AI Agent به ابزار Create Event متصل است. اگر Transcript نشان دهد که تماس دیگری باید برگزار شود، Agent می‌تواند اطلاعات جلسه را استخراج کرده و Event مربوط به Google Calendar را ایجاد کند.

آیا می‌توان این Workflow را برای پروژه‌های مختلف تغییر داد؟

بله. یکی از مهم‌ترین بخش‌های قابل شخصی‌سازی، System Message مربوط به AI Agent است. همچنین می‌توانید ساختار Airtable، Prompt ابزارها، مدل AI و قوانین مربوط به ایجاد Task یا جلسه را تغییر دهید.

آیا برای اجرای Workflow باید Workflow داخلی Create Tasks را نیز داشته باشیم؟

بله. در Template، ابزار Create Tasks به یک Workflow دیگر متصل شده است و آن Workflow با Execute Workflow Trigger شروع می‌شود. سپس Taskها با Split Out جدا شده و در Airtable ایجاد می‌شوند.

GIT